Tudo o que a recepção faz em volta da visita marcada: confirmar, receber a cliente, começar o atendimento, cuidar de quem espera vaga e anotar o que importa. Quase tudo acontece no cartão da visita: clique na cliente na Agenda e o painel abre ao lado. Marcar, remarcar, encaixar, bloquear, cancelar e marcar falta estão em Agenda.

O cartão da visita#

Clique em qualquer cartão da grade. O painel mostra, de um lado, a ficha rápida da cliente e, do outro, as ações da visita.

• Selos no alto: Não chamar, Marketing: consentiu ou Marketing: não consentiu (com o link contato), Coringa do salão, Crédito (saldo da cliente), Sinal desta visita e Pacote: com as sessões para usar.
• Telefone, com Copiar número.
• Dados: Código, Cliente desde, Visitas antes desta, Última visita, Nascimento, Pontualidade, Prefere e Nesta visita (preferência ou vez).
• Últimos serviços, com profissional e valor, e Evolução, com as últimas anotações. Ver ficha e evolução da cliente abre a ficha completa.
• A situação da visita, com a cor da legenda e o número da comanda.
• Esta visita: cada serviço com horário e profissional (com (auxiliar) ou (encaixe) quando é o caso) e a observação da marcação.

Embaixo vêm as ações: confirmar, check-in, abrir a comanda, encaixe, imprimir a ficha, anotar fórmula, remarcar, cancelar e o texto de confirmação. Os botões mudam com a situação da visita: visita cancelada ou que já faltou só mostra o que aconteceu.

Copiar o número#

1. No cartão, ao lado do telefone, clique em Copiar número.
2. Aparece Número copiado. Cole no WhatsApp ou no telefone.

Ver o telefone pede Ver o telefone da clienteProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa.

Imprimir a ficha#

Abra Imprimir ficha da cliente e escolha Ficha completa, Só os serviços, Só os produtos ou Só as fórmulas. A folha abre em outra aba, com o histórico e espaço para escrever. Pede Procurar e abrir qualquer cliente da unidadeProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa, Apenas visualizar.

Confirmar o horário#

Confirmar pede Confirmar o horário da cliente e desfazer a confirmação (cartão e Confirmar amanhã)Proprietário, Administrador, Gerência, Recepção. O cartão confirmado ganha a faixa verde de Confirmado.

Uma visita, pelo cartão:

1. Abra o cartão e clique em Confirmar horário (a cliente confirmou).
2. O cartão passa para Confirmado e mostra Confirmado por quem e quando.
3. Errou? Clique em Desfazer a confirmação.

Visita de dia que já passou não se confirma. No cartão também existe Texto de confirmação, com o texto pronto e o botão Copiar confirmação.

Todas de um dia, em lote:

1. Na segunda faixa da agenda, clique em Confirmar amanhã (ou, no menu, Mensagens › O que sairia amanhã). Abre a tela Confirmar horários.
2. No alto: Visitas, Confirmadas, Faltam confirmar e Não chamar. Use Amanhã, as setas ou o campo Dia com Ir para mudar o dia, e Agenda do dia para voltar à grade.
3. Filtre por Todas, Não confirmadas ou Confirmadas.
4. Em cada linha, Copiar texto copia a mensagem pronta e Abrir WhatsApp abre a conversa com a cliente já com o texto. Quem manda é você, pelo WhatsApp da recepção.
5. Quando a cliente responder, clique em Confirmar na linha. Ou marque várias (a caixa do alto marca todas as não confirmadas) e clique em Confirmar selecionadas.
6. Para voltar atrás numa linha, clique em Desfazer.

A tela avisa quantas foram confirmadas. Quem mudou depois que a tela abriu (remarcada, cancelada, confirmada por outra pessoa) fica de fora do lote e a tela diz quantas: confira essas embaixo. Cliente marcada como não chamar aparece com o aviso Não chamar: esta cliente pediu para não receber mensagem. e sem o texto: confirme só se ela tiver pedido. Dia que já passou é só consulta.

Abrir a tela pede Ver a agenda de toda a equipe e abrir os detalhes das visitasProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa, Apenas visualizar.

Check-in: a cliente chegou#

Fazer e tirar o check-in pede Fazer e tirar check-inProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

1. Abra o cartão da cliente.
2. Clique em Fazer check-in (a cliente chegou).
3. O cartão ganha a faixa amarela de Chegou e mostra Check-in feito às a hora, por quem, e se ela chegou na hora, antes ou depois.

Essa hora alimenta a Pontualidade do cartão nas próximas visitas: a média das últimas chegadas dela (até 5 minutos de diferença conta como na hora).

Aviso no sininho: no check-in, quem vai atender (a profissional e quem ajuda na visita, quando têm acesso ao sistema) recebe no sininho o aviso de que a cliente chegou, com a hora da chegada e a do horário marcado. Clicar no aviso abre a agenda na visita. A unidade liga e desliga esse aviso em Avisos do sininho.

Errou? Clique em Tirar o check-in. A visita volta para a situação de antes (Agendado ou Confirmado).

A cliente não veio? Marque a falta: veja Falta.

Sendo atendida: abrir a comanda pela visita#

Quando a cliente vai para a cadeira, a recepção abre a comanda pela visita e o cartão fica preto, com Sendo atendida e o número da comanda.

1. Abra o cartão da visita.
2. Se a cliente tem aviso, aparece Leia antes de abrir a comanda: aniversário, recado para a recepção não lido ou conta em aberto. O botão só libera depois de alguns segundos (Leia o aviso: o botão libera em ... s.; o tempo é um parâmetro da unidade).
3. Clique em Abrir comanda # com o número. O atendimento começa no caixa aberto (embaixo aparece de quem é o caixa).
4. Só ver a comanda abre a comanda sem começar o atendimento.

Abrir a comanda pede Abrir comandaProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa e um caixa aberto na unidade. Sem caixa aberto, o cartão mostra só o link Abrir comanda, que abre a comanda para ver sem começar o atendimento: abra o caixa antes (Caixa). O que fazer dentro da comanda está em Comanda.

Lista de espera#

Quem pediu horário e não coube. Pôr e tirar da lista pede Pôr e tirar cliente da lista de esperaProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

Pôr na lista:

1. Clique em Lista de espera na segunda faixa da agenda (ou, quando Encontrar horário não acha nada em 2 semanas, em Pôr na lista de espera).
2. Abra Pôr cliente na lista, busque em Cliente (telefone ou nome) e clique na cliente.
3. Preencha o Serviço, o Profissional preferido (ou Qualquer uma), De e Até (a janela de datas, até 90 dias), o Período, a Urgência e, se quiser, a Observação.
4. Clique em Pôr na lista de espera.

Recusas comuns: Esta cliente já está na lista de espera para este serviço., Essa profissional não faz este serviço. e Cadastro coringa do salão não entra na lista de espera: use o cadastro da cliente.

Quando abre um horário: o sistema procura sozinho horário livre que sirva (serviço, profissional, janela e período). O botão fica em destaque, por exemplo Lista de espera (1) com 1 com horário, e a lateral da agenda mostra Abriu horário para 1 da lista, com a cliente e o primeiro horário. Abra a lista: embaixo da cliente, em Abriu horário:, aparecem os horários que servem. Clique num deles para abrir a marcação já preenchida. Marcar a visita com aquele serviço tira a cliente da lista sozinho.

Na lista, cada cliente mostra o serviço, a profissional, a janela, o período, a observação e desde quando espera. urgente marca a urgência alta e janela vencida quem já passou do prazo.

Tirar da lista à mão: abra Tirar da lista embaixo da cliente, escolha o Motivo (Desistiu, Marcou por conta própria, Não atendeu o contato, Janela passou) e clique em Tirar da lista.

Fórmula e recado#

Anotar a fórmula pelo cartão:

1. No cartão da visita, abra Anotar fórmula.
2. Escreva a fórmula no campo Fórmula (tons, quantidade, oxidante, pausa).
3. Clique em Gravar fórmula.

A fórmula entra na evolução da cliente como anotação de tratamento, ligada a esta visita, e sai em Imprimir ficha da cliente › Só as fórmulas. Pede Escrever na evolução da clienteProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Profissional parceiro.

Recado para a recepção: a profissional (ou qualquer pessoa com Escrever na evolução da clienteProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Profissional parceiro) deixa recado na ficha da cliente. Quando há recado não lido, o cartão mostra Tem recado para a recepção ainda não lido. em Evolução e o aviso aparece de novo antes de abrir a comanda. Para ler e dar baixa, clique em Ver ficha e evolução da cliente e em Marcar como lido (pede Marcar recado para a recepção como lidoProprietário, Administrador, Gerência, Recepção). Veja Clientes.

Contato da cliente: não chamar e marketing#

Cada cliente tem duas marcas de contato, com data e quem registrou:

• Não chamar: ela pediu para não receber mensagem. Nada automático sai para ela (confirmação, lembrete, campanha); o que a recepção escreve à mão sai normal. Na agenda, o cartão mostra o selo Não chamar e o Texto de confirmação avisa Não chamar: ela pediu para não receber mensagem. Mande só se ela tiver pedido.
• Marketing: só quem consentiu entra em campanha, oferta e Chamar de volta.

Para mudar:

1. No cartão, clique em contato (ao lado dos selos). Abre o perfil da cliente, no bloco Contato.
2. Marque ou desmarque Não chamar (pediu para não receber mensagem) e Aceita receber marketing (consentiu).
3. Se quiser, escreva a Observação (por exemplo, como e quando ela pediu).
4. Clique em Gravar contato.

Registrar contato pede Registrar "não chamar" e o consentimento de marketing da clienteProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

Quem pode fazer o quê nesta página

Pelos papéis padrão (Proprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa, Profissional parceiro, Contabilidade e auditoria, Apenas visualizar). Se o salão mudou um papel em Acessos, vale o que está lá.