A agenda é a tela que a recepção usa o dia inteiro: abra Agenda, no alto de qualquer tela. Esta página é a grade: marcar, mexer e tirar visitas. O que a recepção faz em volta da visita (confirmar, check-in, lista de espera, o cartão da cliente e abrir a comanda) está em Recepção e check-in.

Como a tela é organizada#

Cada coluna é uma profissional e cada linha é um pedaço de 15 minutos no modo Compacto (o normal) ou de 10 minutos no Confortável (o passo do Confortável é um parâmetro da unidade; o canto da grade mostra qual vale). Veja Compacto ou Confortável. No cabeçalho da coluna aparece quantas clientes ela tem no dia e, numa linha própria, o turno dela. fechado hoje quer dizer que ela não tem escala no dia (folga). sem carga quer dizer que ela não tem horário cadastrado em Horários da equipe: a coluna fica sem trava de horário.

• Lateral esquerda: Ir para a data, o calendário do mês, Ontem, Hoje, Amanhã, os saltos 1 semana, 15 dias, 20 dias, 30 dias e 40 dias (contados a partir de hoje, para marcar retorno), Dia anterior e Dia seguinte. Para quem tem acesso, o bloco Gestão, com Horários da equipe e Relatórios da agenda. Embaixo, os avisos do dia: a lista de espera com horário que abriu, Atenção nos horários (a mesma cliente com o mesmo serviço marcado de novo antes do intervalo normal dele) e Desmarcadas e faltas no dia.
• Barra de cima: Calendário (abre e fecha a lateral), o dia mostrado, Voltar para hoje (quando você está em outro dia; no Compacto, em tela de notebook, só Hoje), Profissionais e Salas (só na unidade que usa salas: a visão por sala põe uma coluna por sala), Marcar visita, Encontrar horário, Bloquear horário, a busca de cliente, Compacto e Confortável (veja Compacto ou Confortável) e Atalhos. Quem trabalha em mais de uma unidade vê também Unidade, com Trocar.
• Segunda faixa: Quem faz (mostra só quem faz um cargo, um grupo de serviços ou um serviço), a pílula dos fechados, 1ª visita e Aniversário (com a contagem do dia: clique para destacar essas clientes na grade e ver a lista; Tirar destaque volta ao normal), Lista de espera, Confirmar amanhã e Esconder agenda.
• Rodapé: a legenda das cores. Veja Situações e cores.

A agenda se atualiza sozinha a cada 10 segundos (parâmetro da unidade): o que outra pessoa marcou aparece sem você recarregar.

Compacto ou Confortável#

Na barra de cima, Compacto e Confortável mudam o tamanho da agenda. A escolha é sua e fica guardada para as próximas vezes nesta unidade; não muda nada para as outras pessoas.

• Compacto (o normal): linhas de 15 minutos que se ajustam à altura da tela, para o dia de funcionamento inteiro (do primeiro ao último horário da equipe no dia, mais o horário da unidade) caber sem rolar, inclusive num notebook. Cada visita mostra numa linha o nome da cliente e o serviço; no cartão mais alto o serviço desce para a segunda linha. A cor do cartão diz quem é a cliente, e a faixa do lado mais o ícone dizem a situação (veja Situações e cores). Passe o mouse no cartão para ver o detalhe completo: horário, situação e todos os serviços da visita, com quem faz e a que horas. Clique para abrir o cartão inteiro. Em tela maior as linhas crescem até o tamanho do Confortável.
• Confortável: linhas de 10 minutos, mais altas, e cartões com todos os serviços escritos. A grade vai das horas da unidade (Central de configurações) e rola para ver o resto do dia.

Nos dois modos aparecem os bloqueios, o fora do turno, o encaixe lado a lado, a pré-reserva, a linha vermelha da hora atual, os fechados e o cabeçalho com as profissionais parado no alto. No celular a agenda fica sempre com cartões grandes, como no Confortável.

Atalhos do teclado#

Situações e cores#

O cartão tem duas leituras: o fundo diz quem é a cliente e a faixa da esquerda diz em que pé está a visita. A legenda do rodapé mostra as duas, com o título Cliente e Situação (no celular, as situações ficam atrás do botão Situações).

Cliente (fundo do cartão):

Situação:

Essas são as cores de fábrica. A gerência pode trocar cada uma em Central › Cores (veja Configurações); a legenda do rodapé sempre mostra as cores em vigor. Mudar cor pede Alterar parâmetros da unidade na Central (agenda, cores, descontos, backup)Proprietário, Administrador, Gerência.

No Compacto a situação também vem num ícone antes do nome, que a legenda repete: visto para Confirmado, bonequinho para Chegou, seta para Sendo atendida, relógio para Pré-reserva (segurando) e $ para pago.

Buscar a cliente#

1. Clique na caixa Buscar cliente no alto da agenda (ou aperte /).
2. Digite o nome, o telefone (só os números) ou o código da cliente.
3. A lista mostra cada cliente com telefone e código e as visitas recentes e futuras dela. Clique numa data para ir até a visita, ou em Marcar para abrir a marcação já com a cliente escolhida.

Se não achar ninguém, a tela diz Nenhuma cliente encontrada. Use o telefone (só números) ou o nome. A marcação não cadastra cliente: cliente nova se cadastra antes em Clientes.

Marcar visita#

Precisa de Marcar horário, repetir e encaixarProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

1. Clique em Marcar visita. Ou clique numa linha vazia da coluna da profissional: a marcação já abre com a profissional e o horário. Ou arraste o mouse sobre um trecho vazio e escolha Marcar visita.
2. Em Cliente (telefone ou nome), digite e clique em Buscar. Clique no nome certo na lista. Sem cliente escolhida a tela mostra Nenhuma cliente escolhida.
3. Em cada linha, escolha o Serviço (com a duração entre parênteses), a Profissional, o Papel (Executa ou Auxilia) e o Início. Uma visita pode ter vários serviços com profissionais diferentes, por exemplo corte com uma e manicure com outra no mesmo horário. Use Mais um serviço se precisar de mais linhas.
4. O início do serviço seguinte é sugerido em sequência, logo depois do anterior. Você pode mudar.
5. Olhe a coluna Conferência de cada linha: ela diz Livre, 10:00 às 10:45 ou mostra o problema (Conflito: já tem ..., folga, bloqueio, fora do horário de trabalho). Você também pode clicar em Conferir horários.
6. Escolha Preferência ou vez: Preferência: a cliente pediu a profissional ou Vez: a recepção escolheu. É obrigatório.
7. Se quiser, escreva uma Observação (até 300 letras; aparece no cartão).
8. Clique em Marcar visita. Aparece Gravado. e o cartão entra na coluna de cada profissional.

Nada é gravado pela metade: se um dos serviços tiver conflito, a visita inteira é recusada e nada muda na agenda.

Encontrar horário livre#

Use quando a cliente pede "o primeiro horário que tiver".

1. Clique em Encontrar horário (ou, dentro da marcação, em Encontrar horário livre para estes serviços).
2. Escolha o Serviço e, se forem feitos em sequência, Depois, serviço 2 e Depois, serviço 3.
3. Se quiser, escolha a Profissional, o Período (Manhã, Tarde, Noite) e A partir de.
4. Clique em Procurar. A lista mostra, dia a dia, os horários em que quem faz está livre (já considera escala, folga, bloqueio, cliente marcada e sala). Se a cliente tem profissional preferida, os horários com ela vêm primeiro. Use Mais horários para ver adiante.
5. Clique no nome da profissional ao lado do horário: a marcação abre já preenchida. Escolha a cliente, a preferência ou vez e clique em Marcar visita.

Quando não há horário nas próximas 2 semanas, aparece Pôr na lista de espera (veja Lista de espera).

Encaixe#

Encaixe é marcar uma cliente por cima de outra que já está no horário. Regra das gerentes: só para cliente de preferência daquela profissional e só com a autorização da profissional. Precisa de Marcar horário, repetir e encaixarProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

1. Clique no cartão da cliente que já está no horário.
2. Clique em Marcar outra aqui, às ... (ao lado está escrito "por cima desta (encaixe)").
3. A marcação abre com o aviso Encaixe: fica por cima de outra cliente. Escolha a cliente e o serviço.
4. Em Preferência ou vez, escolha Preferência: a cliente pediu a profissional.
5. Marque a caixa A profissional autorizou este encaixe.
6. Clique em Marcar visita. Os dois cartões ficam lado a lado na coluna, e o do encaixe tem borda tracejada.

Recusas que você pode ver: com Vez aparece Encaixe só para cliente de preferência da profissional.; sem a caixa marcada o navegador não deixa gravar. O encaixe passa por cima de cliente, mas não de bloqueio, folga ou fora do turno. Encaixe não se repete (veja Repetir a visita).

Encaixe na pausa#

No Prisma, encaixe é a cliente encaixada na pausa da química de outra, com a mesma profissional: enquanto a cor de uma age, a profissional atende a outra. Aqui é o mesmo encaixe, marcado na hora da pausa.

1. Clique no cartão da cliente que está na química e em Marcar outra aqui, às ....
2. Na primeira linha, mude o Início para a hora da pausa e escolha o serviço da cliente encaixada.
3. Siga os passos 3 a 6 acima (preferência e a caixa da autorização).

Os dois cartões ficam lado a lado no mesmo horário, o do encaixe com borda tracejada. O encaixe que veio da carga do Prisma aparece igual, já ligado à cliente.

Repetir a visita#

Para a cliente que vem toda semana, a cada 15 dias e assim por diante. Precisa de Marcar horário, repetir e encaixarProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

1. Monte a visita normalmente em Marcar visita (cliente, serviços, preferência ou vez).
2. Abra Repetir esta visita.
3. Em Frequência, escolha de A cada 1 semana a A cada 4 semanas.
4. Preencha Quantas vezes, contando esta ou Ou até a data (vale no lugar das vezes). O máximo é 26 visitas.
5. A lista de datas aparece na hora, cada uma com Livre ou com o problema (conflito, folga, bloqueio). Desmarque as datas que não quiser; datas com problema não são gravadas.
6. Clique em Marcar visita.

Cada data vira uma visita com comanda própria e o preço de hoje. No cartão aparece Repetição: visita 1 de 3, a cada 2 semanas.

Pré-reserva: segurar o horário#

Pré-reserva é segurar um horário enquanto a cliente decide, quando ela pergunta pelo WhatsApp. O horário fica cinza listrado na agenda, com Segurando até a hora, e ninguém marca por cima. Segurar, confirmar e soltar pedem Segurar um horário em cinza (pré-agendamento) enquanto a cliente decide, confirmar e soltarProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

Ela nasce na conversa do WhatsApp, em Mensagens › Conversas, com a ficha da cliente ligada à conversa. Enquanto o WhatsApp oficial estiver desligado, só aparece em treino (mensagem simulada).

1. Na conversa, à direita, em Segurar um horário, escolha o Serviço, a Profissional, o Dia e hora e Segurar por (minutos). O tempo padrão vem da Central (Quanto tempo a pré-reserva segura o horário, 30 minutos de fábrica).
2. Clique em Segurar o horário. Valem todas as travas da agenda (escala, folga, bloqueio, conflito). A conversa ganha uma nota com o horário e até quando ele fica segurado.
3. A cliente fechou? No cartão da agenda, clique em Confirmar: ela fechou o horário (na conversa, em Próximos horários, o botão é Confirmar). Vira visita marcada normal.
4. Ela desistiu? Clique em Soltar o horário (na conversa, Soltar). A visita é cancelada e o horário volta a ficar livre.
5. Ninguém fez nada: passado o prazo, o horário se solta sozinho. O prazo nunca passa do início da visita.

A IA do WhatsApp, quando estiver ligada, também segura horário assim. Pré-reserva não recebe a confirmação automática do WhatsApp. Se a recepção confirmar a visita pelo cartão ou fizer o check-in, ela não se solta mais.

Remarcar#

Precisa de Remarcar ou trocar a profissionalProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

Arrastando na grade (mais rápido):

1. Clique no cartão, segure e arraste para o novo horário ou para a coluna de outra profissional. Enquanto arrasta, o cartão mostra a hora nova e o nome da profissional.
2. Solte. A visita inteira anda junto: todos os serviços dela mudam o mesmo tanto de tempo. Na coluna de outra profissional, os serviços da profissional principal passam para ela; os de outras profissionais da visita só mudam de horário.
3. Para mover só aquele serviço (por exemplo, só a manicure), segure Alt (no Mac, Option) na hora de soltar.

Arrastou o cartão de um serviço que não é da profissional principal para outra coluna? A tela pede Para trocar só este serviço de profissional, segure Alt (Option) ao soltar. Se a visita sairia do dia, ela avisa A visita sairia do dia. Remarque pelo cartão.

Pelo cartão (para outro dia):

1. Clique no cartão e abra Remarcar (data, horário ou profissional).
2. Em O que mover, deixe Visita inteira ou escolha só um serviço.
3. Preencha Novo início (data e hora) e, se for trocar, a Profissional (ou deixe Manter).
4. Clique em Remarcar.

O sistema confere tudo de novo: recusa se a profissional não faz o serviço, se cair em conflito, folga, bloqueio ou fora do horário de trabalho. A visita continua a mesma, com a mesma comanda.

Bloquear horário#

Precisa de Bloquear e desbloquear horário (bloqueio da recepção)Proprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

1. Clique em Bloquear horário (ou arraste o mouse sobre um trecho vazio da coluna e escolha Bloquear).
2. Use um motivo rápido (Almoço, Reunião, Curso, Médico) ou escreva o Motivo.
3. Escolha a Profissional, a Data, Das e Às. No Almoço, se deixar Às vazio, vale 1 hora (o tempo do almoço é um parâmetro da unidade).
4. Em Tipo, deixe Da recepção.
5. Clique em Bloquear.

O bloqueio aparece em vermelho escuro na coluna, escrito Bloqueado, com o motivo; parando o mouse em cima aparece quem bloqueou. Para tirar, clique nele e em Tirar o bloqueio.

Recusas comuns: Há cliente marcada nesse intervalo; remarque antes de bloquear., Esse intervalo já está bloqueado (todo ou em parte); ... e Informe até que horas fica bloqueado.

Bloqueio de quem administra#

Para o bloqueio que a recepção não pode tirar (por exemplo, a gerência fechando a agenda de alguém), escolha em Tipo a opção De quem administra. Ela só aparece para quem tem Colocar e tirar bloqueio de quem administraProprietário, Administrador, Gerência. Clicando nele, a recepção vê Bloqueio de quem administra: só a gerência tira.

Cancelar#

Precisa de Desmarcar horárioProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

1. Abra o cartão e clique em Cancelar visita.
2. Escolha o Motivo: Cliente desmarcou ou Salão cancelou. Se quiser, escreva a Observação (fica no registro da visita).
3. Se a visita faz parte de uma repetição, marque a caixa Cancelar também as ... próximas desta repetição (o número aparece na tela) para cancelar as seguintes de uma vez.
4. Clique em Cancelar visita.

A visita sai da grade e fica na lateral, em Desmarcadas e faltas no dia, com o motivo. Nada se apaga. A comanda da visita, se ainda não tem nada lançado, é cancelada junto.

Falta: a cliente não veio#

Precisa de Marcar faltaProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

1. No dia da visita (ou depois), abra o cartão.
2. Clique em Faltou (a cliente não veio).

O cartão sai da grade, a visita aparece na lateral em Desmarcadas e faltas no dia e conta como falta no histórico da cliente. Falta não se marca adiantada (Falta só se marca no dia da visita ou depois; para adiantar, cancele.) nem depois do check-in.

Confirmar, check-in e lista de espera#

Confirmar o horário, fazer o check-in, a lista de espera, o que mais tem no cartão e abrir a comanda pela visita estão em Recepção e check-in.

Esconder fechados do dia#

Quem não tem escala no dia (fechado hoje) fica escondido da grade, para sobrar espaço para quem trabalha. Isso já vem ligado.

1. Na segunda faixa, a pílula mostra Fechados escondidos: com quantos ficaram de fora. Pare o mouse em cima para ver quem.
2. Clique nela para mostrar as colunas. Para esconder de novo, clique em Esconder fechados do dia.

A escolha fica guardada para você, nesta unidade: cada pessoa escolhe a sua, e a atualização automática respeita. Quem está fechada mas tem cliente marcada no dia continua aparecendo. Não vale na visão por sala nem para quem vê só a própria coluna. No dia em que ninguém tem escala, a tela diz Ninguém tem escala neste dia.

Ordem das colunas#

Sem escolha da unidade, as colunas ficam em ordem alfabética pelo nome da coluna. Quem tem Mudar a ordem das colunas da agenda na unidade (arrastar o cabeçalho)Proprietário, Administrador, Gerência arrasta o cabeçalho de uma profissional para outro lugar, e a ordem nova vale para todo mundo da unidade. A faixa mostra Arraste o cabeçalho para reordenar as colunas; depois de mudar, aparece Voltar à ordem alfabética para desfazer. Com o filtro Quem faz ligado ou na visão por sala não dá para arrastar.

Esconder a agenda#

Para quando a tela fica virada para a cliente. Clique em Esconder agenda na segunda faixa: a grade some e ficam só o calendário e os avisos da lateral. Para voltar, clique em Mostrar agenda (ou em Mostrar a agenda, no aviso). A escolha fica guardada neste computador. Não precisa de permissão a mais.

A profissional na agenda#

A profissional parceira entra e vê só a própria coluna, com setas para o dia anterior e o seguinte. Clicar no cartão mostra a visita só para consulta, sem telefone (salvo permissão) e sem botões de ação; o único link é Ver ficha da cliente. Para mudar algo, ela fala com a recepção.

Letras que vinham do Prisma#

Durante o teste em paralelo, a agenda do Prisma é carregada aqui. Cada marcação do Prisma tinha uma letra de presença; ela vira a situação e o tipo do cartão:

E o resto da agenda do Prisma:

• HORÁRIO BLOQUEADO logo depois de uma marcação é a continuação dela: vira a duração do serviço.
• Linha sem cliente vira bloqueio, com o texto do Prisma como motivo.
• O encaixe do Prisma (a cliente na pausa de outra) vira visita de encaixe, lado a lado (encaixe na pausa).
• No Prisma, desmarcar apaga a linha. Na carga seguinte, a visita sai daqui também, se ninguém mexeu nela no sistema novo.

Mais sobre a passagem do Prisma em Vindo do Prisma.

Conferência da carga do Prisma#

Para a gerência, durante o teste em paralelo com o Prisma. A recepção marca nos dois sistemas e o Prisma continua sendo a fonte da carga. A carga nunca apaga nem duplica o que foi lançado aqui: quando a marcação do Prisma é a mesma visita (mesma cliente, profissional e início com até 15 minutos de diferença), ela só liga uma à outra e a visita daqui não muda.

O que não casa aparece em Conferência da carga do Prisma (menu Cliente), refeita a cada carga:

• Só no sistema novo: lançada aqui e não achada no Prisma.
• Só no Prisma: marcada no Prisma depois do início do paralelo e não lançada aqui.
• Situação diferente: cancelada num sistema e não no outro.
• Duas visitas: a cópia da carga já tinha movimento e ficou ao lado da lançada aqui.

Para cada linha, abra a agenda do dia e acerte nos dois sistemas. O painel mostra o cartão no Para agir agora quando há algo para conferir. A lista pede Relatórios da agendaProprietário, Administrador, Gerência, Contabilidade e auditoria.

Quem pode fazer o quê nesta página

Pelos papéis padrão (Proprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa, Profissional parceiro, Contabilidade e auditoria, Apenas visualizar). Se o salão mudou um papel em Acessos, vale o que está lá.