O caixa é a gaveta do dia de cada pessoa da recepção: o troco da abertura, o dinheiro que entra das comandas, o que sai para o cofre e o que é pago com a gaveta. Fica em Caixa, no menu de cima. Ver o caixa precisa de Ver e conferir caixasProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa, Contabilidade e auditoria.

A tela tem as abas Abrir o caixa, Movimentação, Fechar o caixa, Histórico e Quem tem crédito. Quem pode ver os descontos tem também a aba Descontos.

No topo da movimentação e do fechamento, o quadro O que se espera na gaveta mostra a conta do dinheiro: Abertura (troco inicial) mais Recebido em dinheiro mais Suprimentos, menos Sangrias e Despesas e vales, dá o Esperado em dinheiro.

Abrir o caixa#

1. Em Caixa, vá na aba Abrir o caixa.
2. Leia Antes de abrir, hoje: ele diz quanto foi contado no último fechamento. É o troco que deve estar na gaveta agora.
3. Conte a gaveta e escreva em Troco na gaveta (R$).
4. Se o troco não bater com o último fechamento, escreva o porquê em Motivo, se não bater.
5. Clique em Abrir meu caixa.

Precisa de Abrir o próprio caixaProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa. Cada pessoa abre o próprio caixa; a aba mostra também os Caixas abertos agora na unidade.

• Troco diferente sem motivo: o caixa não abre e aparece o troco não bate com o fechamento anterior (...): diga o motivo da diferença. A diferença com motivo fica no histórico e, se a unidade ligou esse aviso, vai para o sininho.
• Se já entrou pagamento hoje num caixa que ficou aberto de outro dia, a aba mostra Já entrou pagamento hoje antes desta abertura: a sua abertura adota esses pagamentos. Se o dinheiro deles já está na gaveta que você contou, marque A minha contagem do troco já inclui para não contar duas vezes.

Sangria#

Sangria é dinheiro que sai da gaveta para o cofre.

1. Na aba Movimentação, em Sangria e suprimento, preencha Valor (R$).
2. Se quiser, escolha a Categoria (opcional).
3. Escreva o Motivo (obrigatório) e clique em Tirar sangria.

Precisa de Tirar sangria da gaveta (até o teto da unidade)Proprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa. A tela mostra o teto da unidade por caixa e quanto já saiu. Passou do teto, aparece sangria acima do teto da unidade (...): peça à gerência. Só quem tem Tirar sangria acima do teto da unidadeProprietário, Administrador, Gerência passa do teto; para essa pessoa a tela diz Seu acesso passa do teto. O valor do teto fica na Central de configurações.

Suprimento#

Suprimento é dinheiro que entra na gaveta (por exemplo, troco que veio do cofre).

1. Em Sangria e suprimento, na parte do suprimento, preencha Valor (R$) e o Motivo (obrigatório).
2. Clique em Registrar suprimento.

Precisa de Registrar suprimento de dinheiroProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa.

Vale da profissional#

O vale é um adiantamento: vira débito na conta da profissional e é descontado no próximo pagamento.

1. Em Vale da profissional, escolha Quem recebeu.
2. Preencha Valor (R$) e escolha Pago com: Dinheiro da gaveta ou Pix da conta.
3. Ajuste a Observação se quiser e clique em Lançar vale.

Pelo Pix da conta não mexe na gaveta. Precisa de Lançar vale (adiantamento) da profissionalProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa.

Despesa paga pelo caixa#

1. Em Despesa paga pelo caixa, preencha Valor (R$) e escolha a Categoria.
2. Escolha Pago com: Dinheiro da gaveta ou Pix da conta.
3. Se quiser, escolha o Fornecedor (opcional).
4. Se a despesa quita uma conta a pagar já lançada, escolha a conta em Quita a conta a pagar (opcional). Assim a baixa sai daqui e a despesa não conta em dobro.
5. Escreva a Descrição e clique em Lançar despesa.

Lançar despesa precisa de Lançar despesa paga pelo caixa, com categoriaProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa. Quitar uma conta a pagar pelo caixa também precisa de Dar baixa em conta (pagar ou receber)Proprietário, Administrador, Gerência, Recepção; sem essa permissão o campo da conta nem aparece.

A movimentação da gaveta#

A tabela Movimentação da gaveta lista o que entrou e saiu por fora das comandas: sangria, suprimento, vale e despesa, com hora, quem lançou e se foi em dinheiro ou Pix. Positivo entrou na gaveta; negativo saiu.

• Lançou errado? Quem tem Estornar movimento de caixaProprietário, Administrador, Gerência vê Estornar na linha: escreva o Motivo do estorno e clique em Estornar lançamento. Nada se apaga: o estorno entra como uma linha nova.
• Recebimentos do dia por forma mostra o que entrou pelas comandas em cada forma. Cartão, Pix e transferência não passam pela gaveta: são conferidos com o extrato.
• Recebimentos e devoluções deste caixa abre a lista das comandas recebidas neste caixa.

Fechar o caixa#

1. Tire a sangria antes de contar.
2. Na aba Fechar o caixa, em Conferir e fechar, conte o dinheiro e escreva em Dinheiro na gaveta.
3. Nas outras formas (PIX, cartões, cheque a prazo, transferência), escreva o valor do extrato. Deixe em branco a que você não conferiu.
4. Se houver diferença, escreva o porquê em Motivo da diferença, se houver.
5. Clique em Conferir e fechar o caixa.

Precisa de Fechar o próprio caixaProprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa.

• Cada vez que você clica, a conferência fica gravada em Tentativas de conferência, mesmo que o caixa não feche.
• Se a contagem não bate e o motivo está vazio, o caixa não fecha e aparece A conferência não bateu (tentativa ...): conte de novo, ou escreva o motivo e clique outra vez. A tentativa aparece como Não bateu, sem motivo; a que fecha com motivo, como Diferença com motivo.
• Se ainda há comanda aberta ligada a este caixa, ele não fecha: há comanda aberta vinculada ao caixa. Receba ou cancele a comanda antes.
• Fechado, o caixa vai para o Histórico. Se a unidade ligou o aviso, a diferença de fechamento também vai para o sininho.
• Abaixo, Cortesias do caixa lista as cortesias, permutas e presentes das comandas pagas neste caixa. A gerência confere cada uma: veja Conferir as cortesias.

Fechar o caixa de outra pessoa#

Só quem abriu o caixa fecha. Para as outras pessoas, a aba mostra Só quem abriu este caixa (ou a gerência) fecha. Fechar o caixa de outra pessoa precisa de Fechar o caixa de outra pessoaProprietário, Administrador, Gerência.

Lançamento depois da conferência#

Quando nenhum caixa está aberto na unidade, a comanda oferece o caixa que já foi conferido hoje, com o aviso (reabre ao lançar). Se você lançar nele:

• o caixa volta a ficar aberto e mostra o quadro Entrou lançamento depois da conferência, com a hora da conferência anterior e quantos lançamentos entraram depois;
• a conferência anterior continua nas Tentativas de conferência;
• feche de novo antes de ir embora: no dia seguinte esse caixa não abre mais, e o que entrou depois da última conferência fica fora do retrato.

Isso só vale para caixa fechado no mesmo dia. Se a mesma pessoa já abriu outro caixa, o sistema pede para lançar no caixa aberto.

Cortesia, permuta e presente#

Cortesia, permuta e presente são formas de pagamento do item que não põem dinheiro no caixa: o item fica com total zero, o preço cheio fica registrado e o valor sai do faturamento. Qualquer pessoa do caixa lança, na própria comanda (veja Comanda). Aqui fica o lado da gerência: quem autoriza, os motivos, as parcerias, a conferência e o relatório.

Quem autoriza#

Na cortesia e na permuta, quem lança escolhe em Autorizado por (cortesia e permuta) a pessoa que deu o ok. Vem escolhida a primeira da lista. O presente não pede autorização.

1. Abra Configurações › Cortesia, quadro Quem pode autorizar.
2. Escolha a posição de cada pessoa (1º é a que vem escolhida na comanda) ou deixe em Fora da lista.
3. Clique em Gravar a lista.

Só aparece ali quem tem Autorizar e conferir cortesia: pode ser escolhido como "autorizado por" na cortesia e na permuta (Central › Cortesia diz quem entra na lista) e confere as cortesias do dia no fechamento do caixaProprietário, Administrador, Gerência, dada pelo papel em Acessos. Sem lista própria, vale o Proprietário da unidade; deixe todas fora da lista para voltar a esse padrão. Se ninguém puder autorizar, a comanda avisa e a cortesia não entra. Montar a lista pede Configurar a cortesia na Central: motivos, quem pode autorizar e parcerias com saldo mensalProprietário, Administrador.

Motivos da cortesia#

A cortesia pede o Motivo da cortesia da lista da unidade. A lista padrão é: Família do dono, Primeira vez, Clientes de profissional nova, Parceria com saldo mensal, Retoque ou garantia e Outro (que pede escrever qual no campo Motivo).

Para mudar, no quadro Motivos da cortesia, troque o nome e a ordem, ligue ou desligue cada motivo, escreva um novo em Novo motivo (opcional) e clique em Gravar os motivos. Outro e Parceria com saldo mensal ficam sempre ligados. Desligar um motivo não muda as cortesias já lançadas. Pede Configurar a cortesia na Central: motivos, quem pode autorizar e parcerias com saldo mensalProprietário, Administrador.

Parceria com saldo mensal#

Acordo com uma empresa parceira: as pessoas dela têm um valor de cortesia por mês.

1. No quadro Parcerias com saldo mensal, preencha Nome da empresa parceira e Valor de cortesia por mês (R$) e clique em Criar parceria.
2. Para pôr uma cliente na parceria, escreva o código da ficha dela em Código da ficha da cliente (Clientes) e clique em Vincular ficha. Cada ficha fica numa parceria só.
3. Tirar tira a ficha. Gravar a parceria muda o nome, o valor por mês e a Situação (Ligada ou Desligada).

O quadro mostra, por parceria, quanto já foi usado no mês e o saldo. Na comanda da cliente vinculada aparece o saldo do mês; a cortesia com o motivo Parceria com saldo mensal só entra para ficha que está numa parceria ligada. Passou do saldo, o lançamento fica gravado e a comanda avisa em amarelo, para conferir com quem autorizou. Pede Configurar a cortesia na Central: motivos, quem pode autorizar e parcerias com saldo mensalProprietário, Administrador.

Permuta e presente#

• Permuta: o serviço é trocado por outra coisa, e nada entra no caixa. Pede quem autorizou e, no campo Motivo, o que foi trocado.
• Presente: a cliente usa um vale-presente que já foi pago antes. Fica fora do faturamento porque o dinheiro já entrou quando o vale foi vendido. Pede, no campo Motivo, o número do vale ou de quem foi; não pede autorização.

Conferir as cortesias#

Toda cortesia, permuta e presente de comanda paga passa pela conferência da gerência.

1. No fechamento: na aba Fechar o caixa, o quadro Cortesias do caixa lista as das comandas pagas neste caixa, com dia, comanda, cliente, item, motivo, quem lançou, quem autorizou e valor.
2. Confira cada uma com quem autorizou, marque conferida na linha e clique em Marcar as conferidas.
3. Fora do fechamento: abra a lista Cortesias do dia, ande de um dia para o outro pelas datas do topo e marque do mesmo jeito.

Conferir pede Autorizar e conferir cortesia: pode ser escolhido como "autorizado por" na cortesia e na permuta (Central › Cortesia diz quem entra na lista) e confere as cortesias do dia no fechamento do caixaProprietário, Administrador, Gerência. Quem não tem vê a linha como Falta conferir. A que ficar sem conferir vira o aviso Cortesia sem conferir no sininho de quem confere, na manhã seguinte, com o link para conferir (veja Avisos).

Relatório de cortesias#

Em Relatórios, aba Cortesias, ficam os números do período: Total das comandas (com a cortesia dentro), Cortesia e Faturamento sem cortesia. Abaixo, a cortesia por motivo, por profissional, por quem autorizou e cada cortesia, com os filtros Profissional e Motivo. Permuta e presente aparecem numa tabela à parte. Quem vê mais de uma unidade tem também a tabela Por unidade. Cortesia lançada antes da regra de autorização aparece como "sem registro", com quem lançou.

Ver o relatório pede Relatórios do período: faturamento, crescimento, previsão, clientes e equipeProprietário, Administrador, Gerência, Contabilidade e auditoria e Relatório de cortesias: valor por período, unidade, profissional e motivo, e quem autorizouProprietário, Administrador, Gerência, Contabilidade e auditoria. O aviso Cortesia do mês passou do teto nasce desligado: o teto em reais se liga em Alertas e avisos.

Cliente que leva e paga depois#

A forma Pendente do Prisma (a cliente leva e paga depois) ainda não existe neste sistema: está em construção. Hoje a comanda só fecha com o total recebido, o caixa não fecha com comanda aberta ligada a ele e nenhuma tela registra uma dívida no nome da cliente. O que ela ficou devendo no Prisma aparece só para leitura, na linha Pendência do cartão No Prisma. Se acontecer, não lance o item numa forma que não foi paga: chame a gerência para combinar o que fazer e registre o caso em Pontos de melhoria.

Histórico#

A aba Histórico lista os caixas por dia: situação, quem abriu e fechou, troco inicial, contado, diferença, motivo e as conferências.

• Use De, Até e Situação (Abertos e fechados, Abertos, Fechados) e clique em Ver.
• Exportar CSV baixa a lista.
• Ver em cada linha abre aquele caixa.

Quem tem crédito#

A aba Quem tem crédito mostra as clientes com saldo maior que zero e o total que o salão deve em serviço ou produto. Ver saldo abre o livro da cliente. Como registrar crédito e sinal está em Comanda.

Descontos do dia#

A aba Descontos mostra, dia a dia, todos os descontos manuais dados nas comandas: comanda, cliente, item, profissional, valor cheio, desconto, porcentagem, motivo, quem deu, o teto de quem deu e quem liberou.

1. Escolha o Dia e clique em Ver, ou use Dia anterior.
2. Os quadros do topo mostram o total de descontos do dia, quantos ficaram Acima da régua (a régua da unidade) e quantos Acima do teto de quem deu.
3. Clique no número da comanda para abrir.

O desconto automático da forma de pagamento (dinheiro e Pix voltam ao preço base) não entra aqui. Ver a aba precisa de Ver os descontos do dia no caixa: quem deu, motivo e o que passou do tetoProprietário, Administrador, Gerência, Contabilidade e auditoria.

Despesas de caixa por mês#

O link Despesas de caixa por mês, ao lado das abas, abre o relatório das despesas pagas pelo caixa, por mês e categoria. Precisa de Despesas de caixa por mês e categoriaProprietário, Administrador, Gerência, Contabilidade e auditoria. Veja também Financeiro.

Quando o caixa recusa#

Outras mensagens estão em Perguntas frequentes.

Quem pode fazer o quê nesta página

Pelos papéis padrão (Proprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa, Profissional parceiro, Contabilidade e auditoria, Apenas visualizar). Se o salão mudou um papel em Acessos, vale o que está lá.