Hoje, sem robô, quem chama cliente de volta usa Chamar de volta (página 13.1): o sistema monta a lista e o texto, e a recepção manda pelo próprio WhatsApp. Esta página é o passo seguinte: o WhatsApp oficial da Meta ligado ao sistema e a IA que responde por ele. Os dois existem e nascem desligados: nada sai para a cliente sem as três chaves.

Como funciona#

O WhatsApp oficial da Meta conversa com o sistema: a mensagem da cliente chega na caixa de entrada, ao lado da ficha e dos horários dela, e o que a recepção responde ou aprova sai pelo número da unidade.

Hoje o canal está desligado. Tudo funciona por dentro (responder, aprovar, segurar horário), mas nada sai: o que for respondido ou aprovado fica na fila. O canal só liga com as três chaves juntas, e o topo de cada tela diz qual falta:

1. Canal do WhatsApp ligado, na Central, em Parâmetros, grupo WhatsApp oficial.
2. A conexão da unidade cadastrada em Conexão.
3. As credenciais da Meta, que quem cuida do sistema coloca.

Com o canal ligado, o Modo de teste: só o número de teste recebe (ligado de fábrica) faz só o número de teste receber. Depois de testar, a gerência desliga o modo de teste na Central.

Envio automático só sai no horário de envio da unidade (de fábrica: das 8h às 20h, sem domingo). A resposta escrita pela recepção sai na hora.

As telas ficam no menu Mensagens e nas abas do alto: Conversas, Para aprovar, Envios automáticos, Campanhas, Modelos aprovados, Conexão e IA.

Conversas#

1. Abra Mensagens › Conversas.
2. À esquerda, a lista. Os filtros mostram quantas há em cada um: Sem resposta, Janela aberta, Sem ficha, Fechadas e Todas. A busca acha pelo nome, pelo telefone ou pelo que foi dito. Longa espera põe em cima quem espera há mais tempo.
3. No meio, a conversa. Cada mensagem diz quem escreveu (cliente, a recepção pelo nome, automático ou sistema) e, nas que saíram, a situação: na fila: não saiu, enviada, entregue, lida ou não saiu.
4. À direita, a cliente: a ficha, Não chamar e marketing, quem ela prefere, os próximos horários e os últimos serviços.

Para responder, escreva e clique em Enviar. Faz mais de 24 horas que ela escreveu? A Meta só deixa mandar modelo aprovado: escolha o modelo, preencha os campos e clique em Enviar o modelo.

Os botões em cima da conversa: Etiqueta (por exemplo Orçamento ou Com a recepção), Fechar conversa (mensagem nova dela reabre), Ligar a um cadastro (busca a ficha pelo nome ou código; quando o telefone já bate, a conversa já vem ligada), Criar cadastro e + Nota interna (só a recepção vê).

Com a ficha ligada, a coluna da direita tem Segurar um horário: o horário oferecido fica cinza na agenda enquanto ela decide. O passo a passo está em Pré-reserva.

Ler e responder pede Caixa de entrada do WhatsApp: ler e responder as conversas, nota interna, etiqueta, fechar e ligar à fichaProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

Para aprovar#

O que sai sozinho espera a recepção (padrão). Em Mensagens › Para aprovar:

1. Escolha o tipo no alto (confirmação, lembrete, chamar de volta, campanha) ou veja todos.
2. Cada linha mostra a cliente, o que é e o texto como ela vai ler. A resposta escrita pela IA aparece como Resposta da IA.
3. Desmarque o que não deve sair e clique em Aprovar os marcados. Aprovado entra na fila e sai no horário de envio, com o canal ligado.
4. Para recusar, marque, abra Recusar os marcados, escreva o motivo e confirme.

Embaixo, Fila e histórico: o que está na fila, o que saiu, o que foi recusado e o que não saiu (a Meta recusou ou passou da hora). Aprovar e recusar pede Aprovar ou recusar o que sai sozinho: confirmação, lembrete, chamar de volta e campanhaProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

Envios automáticos#

Em Mensagens › Envios automáticos, a gerência liga cada envio e escolhe quem aprova: Recepção aprova (padrão) ou Sai sozinha.

• Confirmação do horário: sai antes do horário (48 horas de fábrica), para quem ainda não confirmou, com os botões Confirmar e Cancelar. Quem marcou perto (menos de 24 horas antes, de fábrica) não recebe. Com Atualizar a agenda pela resposta, Confirmar confirma a visita e Cancelar cancela, se não houver nada lançado na comanda; senão a recepção assume.
• Lembrete do dia: sai a partir da hora escolhida, para todas com horário no dia.
• Chamar de volta pelo WhatsApp: cada regra de Chamar de volta (tratamento depois das mechas, retorno do corte...) pode sair pelo modelo de divulgação, na hora escolhida. Quando a recepção aprova, a cliente sai da lista manual daquele ciclo.

Em cada envio, Campos do modelo diz o que vai em cada {{1}}, {{2}}... do modelo, na ordem (por exemplo nome,quando). Para ligar, o modelo precisa estar aprovado e com o número certo de campos. Nada automático sai para quem está em Quem não recebe, para Não chamar nem para a equipe; oferta só sai para quem consentiu marketing. Visita em pré-reserva não recebe a confirmação. Ligar e ajustar pede Ligar e ajustar os envios automáticos e cadastrar os modelos aprovados pela MetaProprietário, Administrador, Gerência.

Modelos aprovados#

Fora da janela de 24 horas, só modelo aprovado pela Meta sai. Em Mensagens › Modelos aprovados, cadastre cada modelo exatamente como está na Meta: nome, idioma, categoria (utilidade para aviso de horário, divulgação para oferta), o texto com {{1}}, {{2}}... e os botões. Criar os modelos de exemplo traz modelos de exemplo como pendentes, para cadastrar na Meta. Com o canal ligado, Ler da Meta traz os modelos da conta.

Campanhas#

Um modelo aprovado de divulgação para muitas clientes de uma vez, em Mensagens › Campanhas.

1. Clique em Nova campanha e monte o público: última visita entre tantos e tantos dias atrás, quem já fez algum serviço (pelos códigos), aniversário no mês, só quem não tem horário marcado e o máximo de clientes.
2. Clique em Ver quem recebe: aparecem quantas recebem e, em Por que ficaram de fora, quantas ficaram de fora por cada motivo. Só recebe quem consentiu marketing; nunca recebe quem está como Não chamar, a equipe, os coringas e a lista de quem não recebe.
3. Dê um nome, escolha o modelo de divulgação, diga os campos (por exemplo nome,unidade) e, se quiser, a etiqueta que quem responder ganha na conversa. Clique em Gravar rascunho.
4. No rascunho, confira quantas recebem hoje e clique em Soltar a campanha. Soltar já é a aprovação: cada cliente entra na fila e sai aos poucos, no horário de envio, até o limite do dia da Central; o que passar sai no dia seguinte. Com o canal desligado, fica tudo na fila.
5. Cancelar o que falta tira da fila o que ainda não saiu.

O cartão de cada campanha mostra Recebem, Enviadas, Entregues, Lidas, Responderam, Esperando, Não saíram, o Custo da Meta (entregues vezes o custo por mensagem de divulgação da Central), quem Agendaram e as Comandas pagas até 30 dias do disparo, por grupo do serviço. Montar, soltar e cancelar pede Montar campanhas e soltá-lasProprietário, Administrador, Gerência.

Conexão#

Em Mensagens › Conexão, a gerência vê as três chaves e cadastra a conexão: Número da Meta (phone_number_id), Conta do WhatsApp Business (WABA), Número como a cliente vê e Número de teste, e clica em Salvar conexão. Nada disso é segredo: a senha da Meta não passa por esta tela.

Mensagem simulada grava uma mensagem como se a cliente tivesse escrito, para treinar a recepção sem a Meta: preencha Telefone, Nome no WhatsApp e Mensagem e clique em Gravar mensagem simulada. Ela aparece em Conversas marcada como simulada. Conexão e simulação pedem Conexão do WhatsApp com a Meta, número de teste e mensagem simuladaProprietário, Administrador, Gerência.

IA do WhatsApp#

A IA atende o WhatsApp da unidade no lugar do robô antigo. Ela lê a conversa, consulta a agenda, os serviços e os preços desta unidade, segura o horário em cinza (pré-reserva) e só marca, remarca ou desmarca depois do sim da cliente. Tudo fica em Mensagens › IA, que abre para quem tem Caixa de entrada do WhatsApp: ler e responder as conversas, nota interna, etiqueta, fechar e ligar à fichaProprietário, Administrador, Gerência, Recepção ou Conversar com a IA no simulador, como se fosse a cliente, e ver o que ela faria na agendaProprietário, Administrador, Gerência.

Hoje ela está parada. Para rodar, precisa de duas coisas: a chave da IA (quem cuida do sistema coloca) e IA atendendo o WhatsApp ligado na Central, em Parâmetros, grupo Atendimento por IA. E a resposta dela segue as mesmas três chaves do canal: com o canal desligado nada sai e a agenda não muda; ela só ensaia e deixa nota na conversa, como IA seguraria o horário .... Em modo de teste, só o número de teste mexe na agenda.

O que a IA faz e as travas dela#

• A recepção aprova cada resposta (de fábrica). A resposta entra em Para aprovar como Resposta da IA. A gerência pode mudar Quem solta a resposta da IA para Sai sozinha.
• Só com o sim da cliente: confirmar o horário segurado, remarcar e desmarcar só acontecem depois que a cliente responde ao resumo. A IA não marca na mesma mensagem em que ofereceu.
• Trava do horário: se a resposta oferece dia e hora que não saíram da consulta à agenda, ela não sai. A IA refaz uma vez; se errar de novo, a cliente recebe só Vou passar para a recepção, que já te responde por aqui. e a conversa vai para a recepção.
• Recado simples: atraso curto ou "estou chegando", ela responde e deixa a nota Aviso da IA para a recepção.
• Passa para a recepção: reclamação, dinheiro (estorno, cobrança, saldo de pacote), saúde, orçamento técnico, correção de cor, noiva e evento, exceção de agenda (encaixe, depois do último horário, atraso de 20 minutos ou mais), mensagem de profissional da casa, áudio ou foto que ela não lê, feriado e tudo o que ela não souber. A conversa ganha a etiqueta Com a recepção e uma nota com o motivo e o resumo, e a IA para de falar nela.
• Fica calada: quando a recepção respondeu na conversa nas últimas 12 horas, quando a conversa está com a recepção, em propaganda (spam) e quando o gasto do dia passa do Teto de gasto da IA por dia; aí as conversas novas ficam com a recepção até o dia seguinte.
• Espera a cliente terminar: responde depois de alguns segundos sem mensagem nova (Esperar a cliente terminar de escrever), para ler de uma vez o que veio em várias mensagens.

A gerência ajusta tudo isso na Central, grupo Atendimento por IA, inclusive O que a IA precisa saber desta unidade (promoção, aviso do dia, regra nova).

A tela IA#

Em Mensagens › IA:

• Situação da IA: IA ligada nesta unidade ou IA parada, com o que falta; se tem a chave, se está ligada na Central, o modelo e quem solta a resposta. Embaixo, Gasto hoje contra o teto e quantas conversas ela respondeu, passou para a recepção ou deu erro hoje. Quem pode mexer na Central vê Ajustar na Central.
• Com a recepção: as conversas que a IA passou, com Motivo e Resumo da IA. Clique no nome para abrir a conversa.
• Últimas respostas da IA: o que ela entendeu (Intenção), o que fez, o que respondeu e quanto custou.

O gasto da IA também aparece em Mensagens e custos da IA, para quem tem Painel de mensagens: movimento, custo da Meta, custo da IA e campanhasProprietário, Administrador, Gerência.

Assumir ou devolver a conversa#

Na conversa, uma faixa diz quem está atendendo: A IA está atendendo esta conversa. ou Com a recepção: com o motivo e o resumo. Com a IA parada, a faixa só aparece nas conversas que já estavam com a recepção.

1. Para a recepção ficar com a conversa, clique em Assumir: a IA para de responder. A conversa ganha a etiqueta Com a recepção.
2. Para devolver, clique em Devolver para a IA. A etiqueta sai e a IA responde a próxima mensagem da cliente.

Assumir e devolver pedem Caixa de entrada do WhatsApp: ler e responder as conversas, nota interna, etiqueta, fechar e ligar à fichaProprietário, Administrador, Gerência, Recepção.

Simulador#

Para conversar com a IA como se fosse a cliente e ver o que ela faria na agenda, antes de ligar. Pede Conversar com a IA no simulador, como se fosse a cliente, e ver o que ela faria na agendaProprietário, Administrador, Gerência.

1. Abra Mensagens › IA e vá até Simulador.
2. Em Nova simulação, busque uma ficha em Buscar ficha: nome ou código, clique em Buscar e depois em Como com o nome da cliente. Para testar o primeiro contato, escreva o Nome no perfil (opcional) e clique em Como cliente nova.
3. Escreva como a cliente escreveria no WhatsApp e clique em Enviar.
4. A resposta aparece como IA. O que ela consultou ou faria na agenda (segurar, marcar, remarcar, desmarcar, passar para a recepção) aparece em notas o que a IA faria.
5. Continue a conversa. Suas simulações ficam em As suas, para voltar depois; embaixo aparece o Custo desta simulação.

O simulador usa a agenda, os serviços e os preços reais desta unidade, mas nada é gravado na agenda e nada sai pelo WhatsApp. Cada mensagem é uma chamada paga. Sem a chave da IA, o simulador não responde.

Quem pode fazer o quê nesta página

Pelos papéis padrão (Proprietário, Administrador, Gerência, Recepção, Caixa, Profissional parceiro, Contabilidade e auditoria, Apenas visualizar). Se o salão mudou um papel em Acessos, vale o que está lá.